Dosen Pembimbing: Lydia
Setyawardhani, SE, MSi
Kelompok 10 (6 – SM3)
Disusun Oleh:
Yuni Indra (1210205466)
Indriani W (1210205467)
Caesar Andreas (1210205470)
Novandi Arif W (1210205471)
Tissa Rizky P (1210205472)
Pertemuan
10 (Sistem Informasi Eksekutif)
10.1
Apa Yang Dilakukan Eksekutif?
Istilah eksekutif diterapkan agak bebas. Tidak ada garis
batas yang jelas yang memisahkan eksekutif dari manajer lain. Istilah ini
digunakan untuk mengidentifikasi manajer pada tingkat atas dari hirerarki
organisasi yang berpengaruh kuat pada perusahaan. Pengaruh ini diperoleh dengan
terlibat dalam perencanaan strategis dan menetapkan kebijakan perusahaan.
Selain itu kita dapat memperoleh pandangan tambahan mengenai
apa saja yang dilakukan eksekutif dengan memeriksa kontribusi yang dibuat oleh
tiga ahli teori manajemen: Henri Fayol, Henry Mintzberg, John Kotter.
1. Fungsi
– fungsi Manajemen Fayol
Henri Fayol percaya bahwa semua manajer melakukan fungsi –
fungsi manajemen yang sama merencanakan, mengorganisasikan, menyusun staf,
mengarahkan dan mengendalikan. Yang diyakini secara luas adalah bahwa
perencanaan sangat ditekankan pada tingkat eksekutif, sementara fungsi – fungsi
lain lebih penting bagi kinerja di tingkat – tingkat yang lebih rendah.
2. Peran
– Peran Manajerial Mintzberg
Henry meyakini bahwa semua manajer melakukan semua peran,
tetapi orientasinya berbeda untuk tiap tingkatan.Salah satu peran keputusan
adalah perunding (negotiator). Mintzberg menemukan dalam penelitiannya mengenai
CEO bahwa mereka tidak menghabiskan jumlah waktu yang sama dalam melaksanakan
peran – peran keputusan. Mereka berkonsentrasi membuat perbaikan – perbaikan
jangka panjang dan entrepreneurial bagi perusahaan dan menanggapi gangguan yang
tidak diperkirakan, sementara menyerahkan pengalokasian sumber daya dan
negosiasi kepada manajer tingkat bawah.
3. Agenda
dan Jaringan Kantor
Profesor John P. Kotter dari Harvard meyakini bahwa para
eksekutif mengatasi tantangan pekerjaan mereka dengan mengikuti strategi tiga
tahap. Pertama, mereka menetapkan agenda
tujuan yang harus dicapai perusahaan.Agenda jangka panjang cenderung
berupa perkiraan, seperti gagasan umum mengenai jenis produk yang harus dijual
perusahaan dalam limaatau sepuluh tahun dari sekarang. Agenda jangka pendek
lebih spesifik, seperti pangsa pasar yang harus dicapai oleh tiap produk perusahaan
saat ini. Kedua, eksekutif membangun
jaringan.Ini bukanlah jaringan computer tetapi hubungan kerjasama
diantara orang - orang yang harus menyelesaikan agenda tersebut. Ketiga,
eksekutif bekerja untuk menetapkan
lingkungan norma dan nilai yang tepat sehinggapara anggota jaringan
dapat bekerja mencapai agenda itu.
10.2
Bagaimana Eksekutif Berpikir?
Profesor Daniel J. Isenberg dari Harvard meneliti proses
berpikir lebih dari selusin eksekutif selama dua tahun untuk mendapatkan
pandangan mengenai apa yang dipikirkan eksekutif dan bagaimana mereka
menerapkan pikiran mereka.
1. Apa
yang dipikirkan Eksekutif
Eksekutif berpikir mengenai dua kelompok umum masalah
bagaimana membuat sesuatu dilaksanakan dan bagaimana menangani sejumlah kecil
masalah utama atau sasaran umum. Dalam hal memikirkan mengenai cara membuat
sesuatu dilaksanakan, eksekutif lebih memerhatikan hal – hal organisasional dan
pribadi dalam mendapatkan bawahan untuk memecahkan suatu masalah daripada apa
pemecahan spesifik itu nantinya.
2. Proses
Berpikir saat memecahkan Masalah
Seorang eksekutif sering melompat dari definisi masalah ke
penerapan solusi dan kemudian kembali ke evaluasi alternative. Eksekutif memang
membuat keputusan rasional, tetapi keputusan tersebut mungkin tidak
selalu merupakan hasil dari mengikuti serangkaian langkah – langkah yang
terdefinisikan secara baik dalam urutan yang sama.
Isenberg yakin bahwa eksekutif menggunakan intuisi pada tiap
langkah dari proses pemecahan masalah. Intuisi mungkin memainkan peranan yang
lebih penting pada tingkat eksekutif daripada di tingkat lain karena sifat
masalah yang tidak terstruktur dan juga luasnya pengalaman eksekutif yang dapat
diterapkan.
10.3
Kebutuhan Informasi Eksekutif Yang Unik
Sama seperti eksekutif memiliki tanggung jawab yang unik dan
terlibat dalam proses berpikir yang unik, mereka juga memiliki kebutuhan
informasi yang unik. Terdapat sejumlah penelitian mengenai penggunaan informasi
oleh eksekutif, kita akan membahas tiga. Dua yang pertama berkaitan dengan
system informasi keseluruhan milik eksekutif. Yang ketiga berfokus pada
penggunaan computer.
1. Penelitian
Mintzberg
Mintzberg adalah orang pertama yang melakukan penelitian
formal mengenai kebutuhan informasi eksekutif. Ia mengidentifikasikan lima kegiatan
dasar membentuk waktu CEO: tugas administrasi, panggilan telepon, pertemuan tak
terjadwal, dan kunjungan. Mintzberg tidak secara khusus memasukan output
computer dalam penelitiannya, menggabungkan semua media tertulis dalam kategori
dokumen. Ia menekankan peran system informal yang menkomunikasikan informasi
lisan, dan menyimpulkan, “Tampaknya lebih penting bagi manajer untuk
mendapatkan informasinya secara tepat dan efisien daripada mendapatkannya
secara formal.”
2. Penelitian
Jones dan MCLeod
Pengarang buku ini bekerja sama dengan Prof. Jack W. Jones
dari Texas Christian University, melihat kebutuhan untuk mempelajari lebih
lanjut mengenai sumber – sumber dan media informasi eksekutif daripada yang
telah dilaporkan oleh mintzberg. Kami melakukan penelitian mengenai arus
informasi masuk dari lima eksekutif.
10.4
Saran-Saran Untuk Memperbaiki System Informasi Eksekutif
Orang pasti merasakan bahwa computer merupakan sumber daya informasi
bagi eksekutif yang belum tergarap. Eksekutif harus mengambil langkah – langkah
untuk meningkatkan peran computer dalam system informasi mereka. Tetapi dalam
melakukan hal itu, eksekutif harus juga berusaha meningkatkan komponen – komponen
nonkomputer. Suatu program lima langkah untuk mencapai tujuan. Diiktisarkan
dibawah ini:
1. Mencatat
Transaksi – Transaksi Informasi yang masuk.
Penelitian Jones dan McLeod mengungkapkan bahwa eksekutif
tidak selalu memiliki persepsi yang jelas mengenai system informasi mereka.
Eksekutif mungkin menganggap beberapa sumber dan media tertentu memberikan
konstribusi lebih dari pada yang sebenarnya mereka berikan.demikian pula,
sumber dan media lain mungkin dinilai rendah. Eksekutif, dibantu oleh
sekretaris, dapat memelihara log yang serupa dengan yang terdapat pada
penelitian Jonesdan McLeod. Data dapat dimasukkan ke dalam database, dan dapat
disiapkan laporan yang memungkinkan eksekutif untuk menjawab
pertanyaan-pertanyaan Jones dan McLeod yang berhubungan dengan system mereka.
2. Merangsang
Sumber – Sumber Bernilai Tinggi.
Dengan teridentifikasinya sumber- sumber bernilai tinggi,
eksekutif kemudian dapat bertindak untuk memudahkan komunikasi sumber – sumber
tersebut. CEO bank memberikan contoh yang baik tentang cara pelaksanaannya.
Mungkin informasinya yang paling berharga berasal dari komite manajemannya.
Agar tiap anggota merasa bebas berpartisipasi secara merata, CEO itu menentukan
agar digunakan meja konfensi bundar.
3. Memanfaatkan
Peluang.
Jika sepotong informasi yang baik dating, eksekutif harus
meraihnya. Wakil presiden direktur keuangan mengikuti strategi ini ketika ia
nemempatkan mejanya menghadap dinding sehingga ia memunggungi pintu. Ini tampak
seperti suatu tindakan untuk merintangi komunikasi, tetapi maksudnya justru
sebaliknya. Ia menjelaskan bahwa jika seseorang masuk ke ruang kerjanya, ia
tidak ingin bercakap-cakap melalui tumpukan pekerjaan yang belom yerselesaikan.
Dengan meja menghadap dinding, ia dapat memutar kursinya dan memberikan
perhatian penuh pada orang yang datang padanya.
4. Menyesuaikan
Sistem pada perorangan.
Seperti yang ditunjukkan pada penelitian Jones dan MCLeod,
tiap eksekutif memiliki gaya pengupulan informasi yang unik. Apa yang baik bagi
seorang eksekutif mungkin tidak berhasil bagi yang lain. CEO pengecer merupakan
contohnya. CEO yang sebelumnya telah membangun pintu keluar pribadi pada ruang
kerjanya sehingga ia dapat datang dan pergi tanpa bertemu seseorang. CEO yang
diteliti ini memiliki filosofi yang sebaliknya, ia memilih menggunakan pintu
utama sehingga ia dapat bertemu langsung dengan sebanyak mungkin pegawai saat
ia berjalan ke ruang kerjanya.
5. Memanfaatkan
Tekhnologi.
Eksekutif umumnya berpikiran terbuka berkenaan system mereka
akan mempertimbangkan cara apa pun untuk memperbaikinya. Eksekutif yang lebih
muda yang mempelajari konputer di SMA san Universitas mengenal potensi
penggunaan computer, tetapi pengetahuan computer mereka harus dijaga tetap
mutakhir. Eksekutif yang lebih tua memerlukan pelayanan konsultasi yang lebih
mendasar mengenai apa yang computer dapat dan tidak dapat dilakukan. Membuat
semua eksekutif mengetahui perkembangan teknologi informasi merupakan tanggung
jawab organisasi jasa informasi yang penting.
Perhatian pada EIS melesat bagai roket selama akhir 1980-an
perhatian ini mencerminkan kombinasi dari kesadaran computer yang lebih besar
di kalangan eksekutif dan ketersediaan perangkat keras dan perangkat lunak yang
lebih baik.
10.5
System Informasi Eksekutif Berbasis Komputer
Sistem informasi eksekutif ( executive information system)
EIS merupakan suatu system yang menyediakan informasi bagi eksekutif mengenai
kinerja keseluruhan perusahaan. Informasi dapat diambil dengan mudah dan dalam
berbagai tingkat rincian. Istilah system pendukung eksekutif (executive
support system ) ESS juga digunakan. Kita akan menggunakan istilah EIS dan
menganggap bahwa system itu meliputi computer.
1. Model
EIS
Konfigurasi EIS berbasius computer biasanya meliputi
suatu computer personal. Dalam perusahaan besar PC tersebut dihubungkan dengan
mainframe. Komputer personal eksekutif itu berfungsi sebagai eksekutif
workstation. Konfigurasi perangkat kerasnya mencakup penyimpanan sekunder,
kebanyakan dalam bentuk hard disk, yang menyimpan database eksekutif. Database eksekutif berisi data dan
informasi yang telah diproses sebelumnya oleh computer sentral perusahaan.
Eksekutif memilih dari menu untuk menghasilkan tampilan layar yang telah
disusun sebelumnya (preformatted), atau untuk melakukan sejumlah kecil
pemrosesan. Sistem itu juga memungkinkan pemakai menggunakan system pos
elektronik perusahaan dan mengakses data dan informasi lingkungan. Dalam
beberapa kasus, personil pendukung EIS memasukkan berita terbaru dan penjelasan
informasi.
2. Penyatuan
Konsep-Konsep Manajemen
Dapat dilihat dengan mudah bagaimana para
eksekutif membangun EIS mereka di atas konsep-konsep dasar manajemen. Tiga
konsep yang akan kita bahas adalah factor-faktor penentu keberhasilan (critical
success fators) management by exception dan model mental.
3. Faktor-Faktor
Keberhasilan
EIS memungkinkan eksekutif memantau seberapa baik perusahaan
berjalan dalam hal tujuannya dan factor – faktor penentu keberhasilannya. Pada
tahun 1961 D. Ronald Daniel dari McKinsey & Company, salah satu perusahaan
konsultan terbesar di Amerika Serikat, menciptakan konsep Faktor-faktor penentu keberhasilan. Ia
merasa bahwa sejumlah kegiatan kunci, atau SCF, menentukan keberhasilan atau
kegagalan segala jenis organisasi, dan CSF bervariasi dari satu perusahaan ke
perusahaan lainnya. Misalnya, di industi kendaraan bermotor, CSF yang diyakini
adalah model, jaringan dealer yang efisien, dan pengendalian biaya manufaktur
yang ketat. CSF di idustri asuransi jiwa adalah pengembangan personil manajemen
agen, pengendakian personil asministratif, dan inovasi dalam menciptakan
produk-produk asuransi. Eksekutif yang menerima konsep faktor - faktor penentu
keberhasilan menggunakan EIS mereka untuk memantau tiap CSF.
4. Model
Mental
Peran utama EIS adalah membuat sintesis, atau menyarikan,
data dan informasi bervolume besar untuk meningkatkan kegunaannya. Pengambilan
sari ini disebut pemampatan informasi,
dan menghasilkan suatu gambaran, atau model
mental, dari operasi perusahaan.
P.N. Jhonson-Lairrd menciptakan istilah model mental.
Dalam bukunya tahun 1973 ia menjelaskan bahwa model tersebut “memungkinkan
perorangan untuk membuat penilaian dan perkiraan, untuk memahami fenomena,
untuk memutuskan tindakan yang perlu diambil dan untuk mengendalikan
pelaksanaanya, dan di atas semuanya untuk mengalami kejadian melalui pengganti.
CBIS adalah suatu model mental yang paling menarik dan berharga bagi eksekutif.
10.6
Keputusan Penerapan EIS
Saat suatu perusahaan mempertimbangkan apakah akan
menerapkan EIS berbasis computer, tiga keputusan kunci harus dibuat. Pertanyaan
pertama adalah “Perlukah kita mengembangkan EIS?” Jika jawabannya tidak,
eksekutif terus mengandalkan system yang ada sekarang.
Jika jawabannya ya, pertanyaan selanjutnya adalah, “ Apakah
tersedia perangkat lunak produktivitas perorangan siap pakai yang memenuhi
kebutuhan eksekutif?” Jika ada perangkat lunak itu dibeli.
Jika tidak, pertanyaan selanjutnya adalah, “ Perlukkah kita
membeli perangkat lunak EIS siap pakai?” Jika ya, perangkat lunak itu dibeli.
Jika tidak, staff jasa informasi perusahaan menciptakan perangkat lunak EIS
pesanan (Custom EIS Software).
1. Perangkat
Lunak Produktivitas Perorangan Siap Pakai
Perangkat lunak produktivitas
perorangan adalah
perangkat lunak umum yang dapat digunakan oleh setiap orang untuk mengembangkan
aplikasi mereka sendiri. Contohnya adalah DBMS, paket spreadsheet elektronik,
paket grafik, dan system manajemen proyek. Jika perangkat lunak jenis ini dapat
diterima, maka itu merupakan pilihan terbaik, juga yang paling murah.
Keterbatasan utamanya adalah eksekutif mungkin menganggapnya tidak cukup ramah
terhadap pemakai atau tidak tertuju pada kebutuhan khusus mereka.
2. Perangkat
Lunak EIS Siap pakai
Jika perusahaan memutuskan tidak mengikuti rute perangkat
lunak produktivitas perorangan, pilihan lainnya adalah perangkat lunak EIS siap
pakai, yang khusus dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi eksekutif.hare,
Contoh awal perangkat lunak EIS dirancang untuk system
mainframe dan perintisannya adalah Pilot Executive Software, Inc. dari boston
dan Comshare, inc. dari Ann Arbor, Michigan . sekarang, perangkat lunak EIS
siap pakai tersedia untuk segala jenis computer, dan sebagian besar paket
diarahkan pada pemilik PC.
3. Perangkat
Lunak EIS Pesanan
Jika perusahaan memilih untuk tidak membeli perangkat lunak
siap pakai jenis apapun, pilihan yang tersisa hanyalah staf jasa informasi
menciptakan perangkat lunak EIS pesanan.
Salah satu contoh perangkat lunak EIS pesanan yang paling
banyak dipublikasikan adalah system MIDS (management information and decision
support) yang diterapkan oleh Lockheed-Georgia.
Yang menarik dari MIDS adalah kenyataan bahwa diperlukan
staf pendukung yang terdiri dari enam analisis informasi dan dua analisis
computer untuk menjaga system itu tetap berjalan. Itu merupakan karakteristik
EIS yang sering terabaikan, ada orang-orang di belakang layar yang membuat
system itu berjalan.
10.7
Faktor Penentu Keberhasilan EIS
John Rockart dan David DeLong
mengidentifikasi delapan faktor penentu keberhasilan untuk mencapai EIS yang
berhasil.
-
Sponsor
Eksekutif yang Mengerti dan Berkomitmen
Eksekutif tingkat puncak, lebih baik
CEO, harus berfungsi sebagai sponsor eksekutif EIS dengan mendorong
penerapannya. Usaha EIS yang paling berhasil adalah pemakai pertamanya.
-
Sponsor
Operasi
Sponsor Operasi bekerja sama dengan
eksekutif pemakai dan spesialis informasi untuk memastikam bahwa pekerjaan itu
terlaksana.
-
Staf
Jasa Informasi yang Sesuai
Harus tersedia spesialis informasi
yang tidak saja mengerti teknologi informasi tetapi juga mengerti cara
eksekutif menggunakan sistem itu. Area teknologi informasi yang dapat
diterapkan meliputi komunikasi data, database, dan graphical user interface.
-
Teknologi
Informasi yang Sesuai
Para penerap EIS tidak berlebihan,
karena pada sebuah sistem haruslah sesederhana mungkin dalam memberikan yang
tepat seperti yang eksekutif inginkan―tidak lebih dan tidak kurang.
-
Manajemen
Data
Eksekutif harus mengetahui seberapa
mutakhir data itu. Dengan cara mengidentifikasi dan menganalisis data yang
dimasukkan ke dalam sistem.
-
Kaitan
yang Jelas dengan Tujuan Bisnis
Sebagian besar EIS yang berhasil
dirancang untuk memecahkan masalah-masalah spesifik atau memenuhi kebutuhan
yang dapat ditangani oleh teknologi informasi.
-
Manajemen
atas Penolakan Organisasi
Jika seoramg eksekutif menolak EIS,
perlu dilakukan upaya untuk mendapatkan dukungan. Strategi yang baik adalah
mengidentifikasi satu masalah tunggal yang dihadapi eksekutif itu dan kemudian
segera menerapkan EIS, dengan menggunakan prototyping untuk mengatasi masalah
tersebut.
-
Manajemen
atas Penyebaran dan Evolusi Sistem
Pengalaman menunjukkan bahwa jika
manajemen tingkat atas mulai menerima informasi dari EIS, manajer tingkat bawah
ingin menerima output yang sama. Salah satu alasan keberhasilan konsep EIS
adalah tingkat pendidikan dan pelatihan pemakai yang tinggi.
Sejumlah CSF ini akhirnya bermuara pada perencanaan yang
baik―mengantisipasi kebutuhan dan kemudian menempatkan sumber daya prosedur
yang diperlukan pada tempatnya. Jika perusahaan telah menerapkan manajemen
sumber daya informasi dan melaksanakan perencanaan strategis untuk sumber daya
informasi dengan baik, keberhasilan EIS dan sistem informasi organisasi yang
lain merupakan suatu sasaran yang realistis.
10.8 Kecenderungan EIS di Masa Depan
Penyatuan komputer ke dalam system informasi eksekutif
selama ini berjalan lambat, tetapi situasi ini berubah secara cepat. Sementara
orang seperti Ben Heinemans di awal 1980 – an sangat langka, eksekutif sekarang
sudah umum memakai computer. Dengan makin meningkatnya dukungan bagi EIS kita
dapat berharap pengaruhnya dalam beberapa bentuk.
·
Penggunaan
EIS di perusahaan besar akan menjadi umum
Semakin banyak manajer tingkat menengah dengan latar
belakang computer menanjak ke jenjang eksekutif. Sebagian dari eksekutif baru
ini akan tertarik pada perangkat lunak EIS siap pakai. Sebagian lagi akan
mengalokasikan sumber daya jasa informasi untuk pengembangan sistem pesanan.
Semua kegiatan ini akan menghasilkan EIS pada hampir semua perusahaan besar.
·
Terdapat
Kebutuhan akan perangkat lunak EIS khusus berharga murah
Tingkat penerapan di masa depan bagi perusahaan kecil tidak
begitu jelas. Perangkat lunak produktivitas perorangan mungkin bukan
alternative yang cocok. Alternatif yang paling menarik untuk perusahaan kecil
adalah perangkat lunak EIS siap pakai, tetapi kualitasnya harus tinggi dan
perangkat lunak itu harus mudah diterapkan dan digunakan. Kondisi ini akan
tercapai dengan makin banyaknya pemasok yang memasoki pasar.
·
SIM
dan DSS masa depan akan tampak seperti EIS masa kini
Dibandingkan aplikasi lain, lebih banyak usaha yang
dilakukan agar pemakai menerima EIS. Kita akan melihat perangkat lunak SIM dan
DSS kelas baru yang berisi banyak feature EIS, dirancang untuk manajer
tingkatan yang lebih rendah.
·
Eksekutif
akan menjaga computer dalam Perspektif
Kecenderungannya yang jelas mengarah pada peningkatan
penggunaan komputer di tingkat eksekutif, tetapi tidak seorangpun yang
memperkirakan bahwa computer akan menjadi sumber daya informasi paling penting.
Eksekutif selalu lebih menyukai komunikasi tatap muka, dan situasi ini perlu
berlanjut. Namun para eksekutif sadar bahwa computer dapat memenuhi sebagian
kebutuhan informasi mereka secara lebih unggul. Dengan menyatukan computer ke
dalam system informasi mereka, peluang baru akan terbuka bagi pengambilan dan
analisis informasi yang sebelumnya tidak pernah tersedia pada tingkat
eksekutif.
Daftar
Pustaka
McLeod, Raymond. Jr & George P.
Schell. 2004.Sistem Informasi Manajemen. Edisi Kedelapan. Jakarta: PT Indeks
Tidak ada komentar:
Posting Komentar