Rabu, 03 Juni 2015

SIM - BAB 10: SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF



Dosen Pembimbing: Lydia Setyawardhani, SE, MSi
Kelompok 10 (6 – SM3)
Disusun Oleh:

Yuni Indra (1210205466)
Indriani W (1210205467)
Caesar Andreas (1210205470)
Novandi Arif W (1210205471)
Tissa Rizky P (1210205472)




Pertemuan 10 (Sistem Informasi Eksekutif)



10.1   Apa Yang Dilakukan Eksekutif?
Istilah eksekutif diterapkan agak bebas. Tidak ada garis batas yang jelas yang memisahkan eksekutif dari manajer lain. Istilah ini digunakan untuk mengidentifikasi manajer pada tingkat atas dari hirerarki organisasi yang berpengaruh kuat pada perusahaan. Pengaruh ini diperoleh dengan terlibat dalam perencanaan strategis dan menetapkan kebijakan perusahaan.
Selain itu kita dapat memperoleh pandangan tambahan mengenai apa saja yang dilakukan eksekutif dengan memeriksa kontribusi yang dibuat oleh tiga ahli teori manajemen: Henri Fayol, Henry Mintzberg, John Kotter.

1.      Fungsi – fungsi Manajemen Fayol
Henri Fayol percaya bahwa semua manajer melakukan fungsi – fungsi manajemen yang sama merencanakan, mengorganisasikan, menyusun staf, mengarahkan dan mengendalikan.  Yang diyakini secara luas adalah bahwa perencanaan sangat ditekankan pada tingkat eksekutif, sementara fungsi – fungsi lain lebih penting bagi kinerja di tingkat – tingkat yang lebih rendah.

2.      Peran – Peran Manajerial Mintzberg
Henry meyakini bahwa semua manajer melakukan semua peran, tetapi orientasinya berbeda untuk tiap tingkatan.Salah satu peran keputusan adalah perunding (negotiator). Mintzberg menemukan dalam penelitiannya mengenai CEO bahwa mereka tidak menghabiskan jumlah waktu yang sama dalam melaksanakan peran – peran keputusan. Mereka berkonsentrasi membuat perbaikan – perbaikan jangka panjang dan entrepreneurial bagi perusahaan dan menanggapi gangguan yang tidak diperkirakan, sementara menyerahkan pengalokasian sumber daya dan negosiasi kepada manajer tingkat bawah.

3.      Agenda dan Jaringan Kantor
Profesor John P. Kotter dari Harvard meyakini bahwa para eksekutif mengatasi tantangan pekerjaan mereka dengan mengikuti strategi tiga tahap. Pertama, mereka menetapkan agenda tujuan yang harus dicapai perusahaan.Agenda jangka panjang cenderung berupa perkiraan, seperti gagasan umum mengenai jenis produk yang harus dijual perusahaan dalam limaatau sepuluh tahun dari sekarang. Agenda jangka pendek lebih spesifik, seperti pangsa pasar yang harus dicapai oleh tiap produk perusahaan saat ini. Kedua, eksekutif membangun jaringan.Ini bukanlah jaringan computer tetapi hubungan kerjasama diantara orang - orang yang harus menyelesaikan agenda tersebut. Ketiga, eksekutif bekerja untuk menetapkan lingkungan norma dan nilai yang tepat sehinggapara anggota jaringan dapat bekerja mencapai agenda itu.


10.2   Bagaimana Eksekutif Berpikir?
Profesor Daniel J. Isenberg dari Harvard meneliti proses berpikir lebih dari selusin eksekutif selama dua tahun untuk mendapatkan pandangan mengenai apa yang dipikirkan eksekutif dan bagaimana mereka menerapkan pikiran mereka.

1.      Apa yang dipikirkan Eksekutif
Eksekutif berpikir mengenai dua kelompok umum masalah bagaimana membuat sesuatu dilaksanakan dan bagaimana menangani sejumlah kecil masalah utama atau sasaran umum. Dalam hal memikirkan mengenai cara membuat sesuatu dilaksanakan, eksekutif lebih memerhatikan hal – hal organisasional dan pribadi dalam mendapatkan bawahan untuk memecahkan suatu masalah daripada apa pemecahan spesifik itu nantinya.

2.      Proses Berpikir saat memecahkan Masalah
Seorang eksekutif sering melompat dari definisi masalah ke penerapan solusi dan kemudian kembali ke evaluasi alternative. Eksekutif memang membuat keputusan rasional,  tetapi keputusan tersebut mungkin tidak selalu merupakan hasil dari mengikuti serangkaian langkah – langkah yang terdefinisikan secara baik dalam urutan yang sama.
Isenberg yakin bahwa eksekutif menggunakan intuisi pada tiap langkah dari proses pemecahan masalah. Intuisi mungkin memainkan peranan yang lebih penting pada tingkat eksekutif daripada di tingkat lain karena sifat masalah yang tidak terstruktur dan juga luasnya pengalaman eksekutif yang dapat diterapkan.

10.3   Kebutuhan Informasi Eksekutif Yang Unik
Sama seperti eksekutif memiliki tanggung jawab yang unik dan terlibat dalam proses berpikir yang unik, mereka juga memiliki kebutuhan informasi yang unik. Terdapat sejumlah penelitian mengenai penggunaan informasi oleh eksekutif, kita akan membahas tiga. Dua yang pertama berkaitan dengan system informasi keseluruhan milik eksekutif. Yang ketiga berfokus pada penggunaan computer.

1.      Penelitian Mintzberg
Mintzberg adalah orang pertama yang melakukan penelitian formal mengenai kebutuhan informasi eksekutif. Ia mengidentifikasikan lima kegiatan dasar membentuk waktu CEO: tugas administrasi, panggilan telepon, pertemuan tak terjadwal, dan kunjungan. Mintzberg tidak secara khusus memasukan output computer dalam penelitiannya, menggabungkan semua media tertulis dalam kategori dokumen. Ia menekankan peran system informal yang menkomunikasikan informasi lisan, dan menyimpulkan, “Tampaknya lebih penting bagi manajer untuk mendapatkan informasinya secara tepat dan efisien daripada mendapatkannya secara formal.”

2.      Penelitian Jones dan MCLeod
Pengarang buku ini bekerja sama dengan Prof. Jack W. Jones dari Texas Christian University, melihat kebutuhan untuk mempelajari lebih lanjut mengenai sumber – sumber dan media informasi eksekutif daripada yang telah dilaporkan oleh mintzberg. Kami melakukan penelitian mengenai arus informasi masuk dari lima eksekutif.

10.4   Saran-Saran Untuk Memperbaiki System Informasi Eksekutif
Orang pasti merasakan bahwa computer merupakan sumber daya informasi bagi eksekutif yang belum tergarap. Eksekutif harus mengambil langkah – langkah untuk meningkatkan peran computer dalam system informasi mereka. Tetapi dalam melakukan hal itu, eksekutif harus juga berusaha meningkatkan komponen – komponen nonkomputer. Suatu program lima langkah untuk mencapai tujuan. Diiktisarkan dibawah ini:

1.      Mencatat Transaksi – Transaksi Informasi yang masuk.
Penelitian Jones dan McLeod mengungkapkan bahwa eksekutif tidak selalu memiliki persepsi yang jelas mengenai system informasi mereka. Eksekutif mungkin menganggap beberapa sumber dan media tertentu memberikan konstribusi lebih dari pada yang sebenarnya mereka berikan.demikian pula, sumber dan media lain mungkin dinilai rendah. Eksekutif, dibantu oleh sekretaris, dapat memelihara log yang serupa dengan yang terdapat pada penelitian Jonesdan McLeod. Data dapat dimasukkan ke dalam database, dan dapat disiapkan laporan yang memungkinkan eksekutif untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan Jones dan McLeod yang berhubungan dengan system mereka.

2.      Merangsang Sumber – Sumber Bernilai Tinggi.
Dengan teridentifikasinya sumber- sumber bernilai tinggi, eksekutif kemudian dapat bertindak untuk memudahkan komunikasi sumber – sumber tersebut. CEO bank memberikan contoh yang baik tentang cara pelaksanaannya. Mungkin informasinya yang paling berharga berasal dari komite manajemannya. Agar tiap anggota merasa bebas berpartisipasi secara merata, CEO itu menentukan agar digunakan meja konfensi bundar.


3.      Memanfaatkan Peluang.
Jika sepotong informasi yang baik dating, eksekutif harus meraihnya. Wakil presiden direktur keuangan mengikuti strategi ini ketika ia nemempatkan mejanya menghadap dinding sehingga ia memunggungi pintu. Ini tampak seperti suatu tindakan untuk merintangi komunikasi, tetapi maksudnya justru sebaliknya. Ia menjelaskan bahwa jika seseorang masuk ke ruang kerjanya, ia tidak ingin bercakap-cakap melalui tumpukan pekerjaan yang belom yerselesaikan. Dengan meja menghadap dinding, ia dapat memutar kursinya dan memberikan perhatian penuh pada orang yang datang padanya.

4.      Menyesuaikan Sistem pada perorangan.
Seperti yang ditunjukkan pada penelitian Jones dan MCLeod, tiap eksekutif memiliki gaya pengupulan informasi yang unik. Apa yang baik bagi seorang eksekutif mungkin tidak berhasil bagi yang lain. CEO pengecer merupakan contohnya. CEO yang sebelumnya telah membangun pintu keluar pribadi pada ruang kerjanya sehingga ia dapat datang dan pergi tanpa bertemu seseorang. CEO yang diteliti ini memiliki filosofi yang sebaliknya, ia memilih menggunakan pintu utama sehingga ia dapat bertemu langsung dengan sebanyak mungkin pegawai saat ia berjalan ke ruang kerjanya.

5.      Memanfaatkan Tekhnologi.
Eksekutif umumnya berpikiran terbuka berkenaan system mereka akan mempertimbangkan cara apa pun untuk memperbaikinya. Eksekutif yang lebih muda yang mempelajari konputer di SMA san Universitas mengenal potensi penggunaan computer, tetapi pengetahuan computer mereka harus dijaga tetap mutakhir. Eksekutif yang lebih tua memerlukan pelayanan konsultasi yang lebih mendasar mengenai apa yang computer dapat dan tidak dapat dilakukan. Membuat semua eksekutif mengetahui perkembangan teknologi informasi merupakan tanggung jawab organisasi jasa informasi yang penting.
Perhatian pada EIS melesat bagai roket selama akhir 1980-an perhatian ini mencerminkan kombinasi dari kesadaran computer yang lebih besar di kalangan eksekutif dan ketersediaan perangkat keras dan perangkat lunak yang lebih baik.

10.5   System Informasi Eksekutif Berbasis Komputer
Sistem informasi eksekutif ( executive information system) EIS merupakan suatu system yang menyediakan informasi bagi eksekutif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan. Informasi dapat diambil dengan mudah dan dalam berbagai tingkat rincian. Istilah system pendukung eksekutif (executive support system ) ESS juga digunakan. Kita akan menggunakan istilah EIS dan menganggap bahwa system itu meliputi computer.

1.      Model EIS
Konfigurasi  EIS berbasius computer biasanya meliputi suatu computer personal. Dalam perusahaan besar PC tersebut dihubungkan dengan mainframe. Komputer personal eksekutif itu berfungsi sebagai eksekutif workstation. Konfigurasi perangkat kerasnya mencakup penyimpanan sekunder, kebanyakan dalam bentuk hard disk, yang menyimpan database eksekutif. Database eksekutif berisi data dan informasi yang telah diproses sebelumnya oleh computer sentral perusahaan. Eksekutif memilih dari menu untuk menghasilkan tampilan layar yang telah disusun sebelumnya (preformatted), atau untuk melakukan sejumlah kecil pemrosesan. Sistem itu juga memungkinkan pemakai menggunakan system pos elektronik perusahaan dan mengakses data dan informasi lingkungan. Dalam beberapa kasus, personil pendukung EIS memasukkan berita terbaru dan penjelasan informasi.

2.      Penyatuan Konsep-Konsep Manajemen
Dapat dilihat dengan mudah bagaimana para eksekutif membangun EIS mereka di atas konsep-konsep dasar manajemen. Tiga konsep yang akan kita bahas adalah factor-faktor penentu keberhasilan (critical success fators) management by exception dan model mental.

3.      Faktor-Faktor Keberhasilan
EIS memungkinkan eksekutif memantau seberapa baik perusahaan berjalan dalam hal tujuannya dan factor – faktor penentu keberhasilannya. Pada tahun 1961 D. Ronald Daniel dari McKinsey & Company, salah satu perusahaan konsultan terbesar di Amerika Serikat, menciptakan konsep Faktor-faktor penentu keberhasilan. Ia merasa bahwa sejumlah kegiatan kunci, atau SCF, menentukan keberhasilan atau kegagalan segala jenis organisasi, dan CSF bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lainnya. Misalnya, di industi kendaraan bermotor, CSF yang diyakini adalah model, jaringan dealer yang efisien, dan pengendalian biaya manufaktur yang ketat. CSF di idustri asuransi jiwa adalah pengembangan personil manajemen agen, pengendakian personil asministratif, dan inovasi dalam menciptakan produk-produk asuransi. Eksekutif yang menerima konsep faktor - faktor penentu keberhasilan menggunakan EIS mereka untuk memantau tiap CSF.


4.      Model Mental
Peran utama EIS adalah membuat sintesis, atau menyarikan, data dan informasi bervolume besar untuk meningkatkan kegunaannya. Pengambilan sari ini disebut pemampatan informasi, dan menghasilkan suatu gambaran, atau model mental, dari operasi perusahaan.
P.N. Jhonson-Lairrd menciptakan istilah model mental. Dalam bukunya tahun 1973 ia menjelaskan bahwa model tersebut “memungkinkan perorangan untuk membuat penilaian dan perkiraan, untuk memahami fenomena, untuk memutuskan tindakan yang perlu diambil dan untuk mengendalikan pelaksanaanya, dan di atas semuanya untuk mengalami kejadian melalui pengganti. CBIS adalah suatu model mental yang paling menarik dan berharga bagi eksekutif.



10.6   Keputusan Penerapan EIS
Saat suatu perusahaan mempertimbangkan apakah akan menerapkan EIS berbasis computer, tiga keputusan kunci harus dibuat. Pertanyaan pertama adalah “Perlukah kita mengembangkan EIS?” Jika jawabannya tidak, eksekutif terus mengandalkan system yang ada sekarang.
Jika jawabannya ya, pertanyaan selanjutnya adalah, “ Apakah tersedia perangkat lunak produktivitas perorangan siap pakai yang memenuhi kebutuhan eksekutif?” Jika ada perangkat lunak itu dibeli.
Jika tidak, pertanyaan selanjutnya adalah, “ Perlukkah kita membeli perangkat lunak EIS siap pakai?” Jika ya, perangkat lunak itu dibeli. Jika tidak, staff jasa informasi perusahaan menciptakan perangkat lunak EIS pesanan (Custom EIS Software).

1.      Perangkat Lunak Produktivitas Perorangan Siap Pakai
Perangkat lunak produktivitas perorangan adalah perangkat lunak umum yang dapat digunakan oleh setiap orang untuk mengembangkan aplikasi mereka sendiri. Contohnya adalah DBMS, paket spreadsheet elektronik, paket grafik, dan system manajemen proyek. Jika perangkat lunak jenis ini dapat diterima, maka itu merupakan pilihan terbaik, juga yang paling murah. Keterbatasan utamanya adalah eksekutif mungkin menganggapnya tidak cukup ramah terhadap pemakai atau tidak tertuju pada kebutuhan khusus mereka.

2.      Perangkat Lunak EIS Siap pakai
Jika perusahaan memutuskan tidak mengikuti rute perangkat lunak produktivitas perorangan, pilihan lainnya adalah perangkat lunak EIS siap pakai, yang khusus dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi eksekutif.hare,
Contoh awal perangkat lunak EIS dirancang untuk system mainframe dan perintisannya adalah Pilot Executive Software, Inc. dari boston dan Comshare, inc. dari Ann Arbor, Michigan . sekarang, perangkat lunak EIS siap pakai tersedia untuk segala jenis computer, dan sebagian besar paket diarahkan pada pemilik PC.



3.      Perangkat Lunak EIS Pesanan
Jika perusahaan memilih untuk tidak membeli perangkat lunak siap pakai jenis apapun, pilihan yang tersisa hanyalah staf jasa informasi menciptakan perangkat lunak EIS pesanan.
Salah satu contoh perangkat lunak EIS pesanan yang paling banyak dipublikasikan adalah system MIDS (management information and decision support) yang diterapkan oleh Lockheed-Georgia.
Yang menarik dari MIDS adalah kenyataan bahwa diperlukan staf pendukung yang terdiri dari enam analisis informasi dan dua analisis computer untuk menjaga system itu tetap berjalan. Itu merupakan karakteristik EIS yang sering terabaikan, ada orang-orang di belakang layar yang membuat system itu berjalan.

10.7 Faktor Penentu Keberhasilan EIS
John Rockart dan David DeLong mengidentifikasi delapan faktor penentu keberhasilan untuk mencapai EIS yang berhasil.
-          Sponsor Eksekutif yang Mengerti dan Berkomitmen
Eksekutif tingkat puncak, lebih baik CEO, harus berfungsi sebagai sponsor eksekutif EIS dengan mendorong penerapannya. Usaha EIS yang paling berhasil adalah pemakai pertamanya.

-          Sponsor Operasi
Sponsor Operasi bekerja sama dengan eksekutif pemakai dan spesialis informasi untuk memastikam bahwa pekerjaan itu terlaksana.

-          Staf Jasa Informasi yang Sesuai
Harus tersedia spesialis informasi yang tidak saja mengerti teknologi informasi tetapi juga mengerti cara eksekutif menggunakan sistem itu. Area teknologi informasi yang dapat diterapkan meliputi komunikasi data, database, dan graphical user interface.



-          Teknologi Informasi yang Sesuai
Para penerap EIS tidak berlebihan, karena pada sebuah sistem haruslah sesederhana mungkin dalam memberikan yang tepat seperti yang eksekutif inginkan―tidak lebih dan tidak kurang.

-          Manajemen Data
Eksekutif harus mengetahui seberapa mutakhir data itu. Dengan cara mengidentifikasi dan menganalisis data yang dimasukkan ke dalam sistem.

-          Kaitan yang Jelas dengan Tujuan Bisnis
Sebagian besar EIS yang berhasil dirancang untuk memecahkan masalah-masalah spesifik atau memenuhi kebutuhan yang dapat ditangani oleh teknologi informasi.

-          Manajemen atas Penolakan Organisasi
Jika seoramg eksekutif menolak EIS, perlu dilakukan upaya untuk mendapatkan dukungan. Strategi yang baik adalah mengidentifikasi satu masalah tunggal yang dihadapi eksekutif itu dan kemudian segera menerapkan EIS, dengan menggunakan prototyping untuk mengatasi masalah tersebut.

-          Manajemen atas Penyebaran dan Evolusi Sistem
Pengalaman menunjukkan bahwa jika manajemen tingkat atas mulai menerima informasi dari EIS, manajer tingkat bawah ingin menerima output yang sama. Salah satu alasan keberhasilan konsep EIS adalah tingkat pendidikan dan pelatihan pemakai yang tinggi.

Sejumlah CSF ini akhirnya bermuara pada perencanaan yang baik―mengantisipasi kebutuhan dan kemudian menempatkan sumber daya prosedur yang diperlukan pada tempatnya. Jika perusahaan telah menerapkan manajemen sumber daya informasi dan melaksanakan perencanaan strategis untuk sumber daya informasi dengan baik, keberhasilan EIS dan sistem informasi organisasi yang lain merupakan suatu sasaran yang realistis.


10.8 Kecenderungan EIS di Masa Depan
Penyatuan komputer ke dalam system informasi eksekutif selama ini berjalan lambat, tetapi situasi ini berubah secara cepat. Sementara orang seperti Ben Heinemans di awal 1980 – an sangat langka, eksekutif sekarang sudah umum memakai computer. Dengan makin meningkatnya dukungan bagi EIS kita dapat berharap pengaruhnya dalam beberapa bentuk.
·         Penggunaan EIS di perusahaan besar akan menjadi umum
Semakin banyak manajer tingkat menengah dengan latar belakang computer menanjak ke jenjang eksekutif. Sebagian dari eksekutif baru ini akan tertarik pada perangkat lunak EIS siap pakai. Sebagian lagi akan mengalokasikan sumber daya jasa informasi untuk pengembangan sistem pesanan. Semua kegiatan ini akan menghasilkan EIS pada hampir semua perusahaan besar.
·         Terdapat Kebutuhan akan perangkat lunak EIS khusus berharga murah
Tingkat penerapan di masa depan bagi perusahaan kecil tidak begitu jelas. Perangkat lunak produktivitas perorangan mungkin bukan alternative yang cocok. Alternatif yang paling menarik untuk perusahaan kecil adalah perangkat lunak EIS siap pakai, tetapi kualitasnya harus tinggi dan perangkat lunak itu harus mudah diterapkan dan digunakan. Kondisi ini akan tercapai dengan makin banyaknya pemasok yang memasoki pasar.
·         SIM dan DSS masa depan akan tampak seperti EIS masa kini
Dibandingkan aplikasi lain, lebih banyak usaha yang dilakukan agar pemakai menerima EIS. Kita akan melihat perangkat lunak SIM dan DSS kelas baru yang berisi banyak feature EIS, dirancang untuk manajer tingkatan yang lebih rendah.
·         Eksekutif akan menjaga computer dalam Perspektif
Kecenderungannya yang jelas mengarah pada peningkatan penggunaan komputer di tingkat eksekutif, tetapi tidak seorangpun yang memperkirakan bahwa computer akan menjadi sumber daya informasi paling penting. Eksekutif selalu lebih menyukai komunikasi tatap muka, dan situasi ini perlu berlanjut. Namun para eksekutif sadar bahwa computer dapat memenuhi sebagian kebutuhan informasi mereka secara lebih unggul. Dengan menyatukan computer ke dalam system informasi mereka, peluang baru akan terbuka bagi pengambilan dan analisis informasi yang sebelumnya tidak pernah tersedia pada tingkat eksekutif.






Daftar Pustaka

McLeod, Raymond. Jr & George P. Schell. 2004.Sistem Informasi Manajemen. Edisi Kedelapan. Jakarta: PT Indeks


Tidak ada komentar:

Posting Komentar