Dosen Pembimbing: Lydia
Setyawardhani, SE, MSi
Kelompok 10 (6 – SM3)
Disusun Oleh:
Yuni Indra (1210205466)
Indriani W (1210205467)
Caesar Andreas (1210205470)
Novandi Arif W (1210205471)
Tissa Rizky P (1210205472)
Pertemuan 14 (Sistem Informasi Sumber Daya Manusia)
Definisi Sistem Informasi
Sumber Daya Manusia (SISDM)
Sumber daya
manusia menurut Gomes (2000) adalah salah satu sumber daya yang ada dalam
organisasi, meliputi semua orang yang melakukan aktivitas.
Sumber daya
manusia menurut Hasibuan (2002) adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan
daya fisik yang dimiliki individu. Perilaku dan sifatnya ditentukan oleh
keturunan dan lingkungannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh
keinginan untuk memenuhi kepuasannya.
Sistem yang menyediakan
informasi mengenai SDM perusahaan adalah sistem informasi sumber daya manusia
atau HRIS (human resource information system). Nama system manajemen
sumber daya manusia (human resource management system) atau HRMS juga
semakin banyak digunakan. (MC leod : 44)
HRIS merupakan
sistem informasi untuk mendukung kegiatan-kegiatan manajer di fungsi sumber
daya manusia. Fungsi ini dulunya bernama fungsi department personalia sekarang
diubah namanya menjadi fungsi SDM untuk menunjukan bahwa manusia didalam organisasi
adalah sumber daya ekonomis yang penting. (Jogiyanto HM , 2005: 249).
Pengertian
menurut wikipedia.com, yang dimaksud
sumber daya manusia adalah sebuah bentuk interseksi atau pertemuan antara
bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi.
sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya
mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM
seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam
serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi
perencanaan sumber daya perusahaan atau enterprise resource planning
(ERP). Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang
diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata
yang bersifat universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan modul
MSDM melalui satu basisdata yang sama merupakan hal yang sangat penting yang
membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya, menjadikan
aplikasi ini lebih fleksibel namun juga lebih kaku dengan aturan-aturannya.
Sistem
informasi sumber daya manusia adalah sistem terintegrasi yang menyediakan
informasi yang digunakan dalam pembuatan keputusan sumber daya manusia. ( Prof.
Dr. Hj. Soedarmayanti, M.Pd, APU ).
Sistem
informasi sumber daya manusia (SISDM) atau human resources information
system (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir tata
kelola dan tata laksana manajemen sumber daya manusia di perusahaan guna mendukung
proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan decision support
system dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan.
14.1 Fungsi Sumber Daya Manusia
Fungsi sumber daya manusia
memiliki empat kegiatan utama yaitu:
1. Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting
and Hiring). Sumber daya manusia membantu menerima pegawai baru ke dalam
perusahaan. Sumber daya manusia selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam
peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati
manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.
2. Pendidikan dan Pelatihan.
Selama periode kepegawaian seseorang, sumber daya manusia dapat mengatur
berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untukmeningkatkan
pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.
3. Manajemen Data. Sumber daya
manusia menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai dan memproses
data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.
4. Penghentian dan Admistrasi
Tunjangan. Selama seseorang diperkerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket
tunjangan. Setelah penghentian, sumber daya manusia mengurus program pensiun
perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak.
14.2 Evolusi Sistem Informasi
Sumber Daya Manusia
Sistem
personalia awal menempatakan data pegawai dalam map yang ditampatkan pada
departemen personalia. Saat departemen memperoleh mesin Punched Card,
file dipindahkan ke departemen pengolahan data dan dikonversikan ke bentuk punched
Card. Saat komputer menggantikan mesin Punched Card , data pegawai
dikonversikan ke pita dan piringan magnetik.
Pengaruh Peraturan Pemerintah
Rangsangan
untuk menaikkan status data personil diberikan oleh peraturan pemerintah
seperti EEO (Equal Employment Opportunity), OSHA (Occupational Safety
and Health Administration), dan AAP (Affirmative Action Program)
yang diberlakukan selama tahun 1960-an dan 1970-an.perusahaan diharuskan untuk
menyediakan statistik bagi pemerintahan nasional yang menunjukkan sampai sejauh
mana praktek personalia perusahaan sesuai dengan undang-undang itu. Perusahaan
segera mengerti bahwa mereka tidak dapat mengejar persyaratan pwlaporan yang
meningkat tanpa bantuan sistem berbasis komputer.
Manajemen
puncak perusahaan mulai mengalokasikan sumber daya tambahan bagi pengembangan
sistem personalia berorientasi informasi (Information Oriented Personel
System). Sistem baru dikembangkan oleh spesialis informasi dari jasa
informasi, bekerja sama dengan pemakai di bagian dumber daya manusia.
Pengaruh dari Komputer Mikro
Saat komputer
mikro muncul, SDM mulsi memasangnya dalam areanya. Beberap digunakan secara
berdiri sendiri (Stand Alone), beberapa dibuat jaringan untuk membentuk
LAN, dan beberapa dihubungkan dengan fasilitas komputer sentral perusahaan.
Beberapa organisasi SDM bahkan memasang komputer mikro bahkan mainframe
mereka sendiri.
Komponen Sistem Informasi
Sumber Daya Manusia
Komponen sistem
informasi sumber daya manusia terdiri dari sistem input dan output sumber daya
manusia, serta database sumber daya manusia.
1.
Sistem input sumber daya manusia
Sistem ini terdiri dari tiga bagian yaitu dua bagian untuk
mendapatkan data internal dan satu bagian untuk mendapatkan data eksternal.
1.
Sumber data internal dapat terdiri dari dua bagian yaitu :
a.
Data keuangan yag dapat diambil dari basis data akuntansi. Sistem SIA (Sistem
Informasi Akuntansi) menyediakan data akuntansi bagi HRIS sehingga database
berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil baik keuangan maupun non
keuangan. Contoh elemnen akuntansi adalah upah per jam, gaji bulanan,
pendapatan kotor saat ini, dan pajak penghasilan tahun berjalan. SIA
menyadiakan data akuntansi bagi HRIS sehingga database berisi gambaran yang
lengkap dari sumber daya personil keuangan dan non-keuangan. Keterlibata SDM
dalam aplikasi penggajian dalam bentuk penyediaan proses dan data pendukung
bagi SIA.
b.
Data sumber daya manusia non-keuanagan dapat diperoleh melalui penelitian SDM.
Sistem penelitian sumber daya manusia bergfungsi untuk mengumpulkan data
melalui proyek penelitian khusus. Contohnya:
a)
Penelitian Suksesi (Succession Study) dilakukan untuk mengidentifikasi
orang-orang dalam perusahaan yang merupakan calon bagi posisi yang akan
tersedia. Mungkin seseorang kepala departemen akan pensiun, dan manajemen
puncak ingin mengetahui siapa yang dapat dipertimbangkan untuk dipromosikan ke
jabatan itu,
b)
Analisis dan Evaluasi Jabatan (Job Analysis and Evaluation) mempelajari
setiap jabatan dalam suatu area untuk menentukan lingkup dan
mengidentifikasikan pengetahuan dan keahlian yang diperlukan,
c)
Penelitian Keluhan (Grievance Studies) membuat tindak lanjut atas
keluhan yang disampaikan pegawai untuk berbagai alasan. Data dari riset ini
umumnya diperoleh malalui observasi dan wawancara langsung dengan responden
survey daftar pertanyaan. Data riset ini misalnya adalah data yang diperoleh
dari studi suksesi, harapan karyawan, job analysis, kebutuhan tenaga
kerja, identiikasi pengetahuan dan keahlian yang dibutuhkan untuk
pekerjaan-pekerjaan tetentu, keluhan karyawan dan sebagainya.
2.
Sumber data eksternal disebut dengan human resource intelligent data.
Sistem ini mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari
lingkungan luar perusahaan. Elemen lingkungan yang menyediakan data ini
meliputi pemerintah, pemasok, serikat pekerja, masyarakat global, masyarakat
keuangan dan Pesaing.
a.
Intelijen Pemerintah. Pemerintah menyediakan data dan informasi yang membantu
perusahaan mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan.
b.
Intelijen Pemasok. Pemasok mencakup perusahaan seperti perusahaan
asuransi, yang memberikan tunjangan pegawai, dan lembaga penempatan lulusan
universitas serta agen tenaga kerja yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru.
Para pemasok ini menyediakan data dan informasi yang memungkinkan perusahaan
melaksanakan fungsi perekrutan dan peneriamaan.
c.
Intelijen Serikat Pekerja. Serikat pekerja memberikan data dan informasi yang
digunakan dalam mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahaan.
Data serikat pekerja yang dibutuhkan misalnya kontrak-kontrak kerja dengan
serkat pekerja. Data pemerintah berupa aturan-aturan pemerintah tentang
ketenagakerjaan misalnya upah minimum regional dan tunjangan hari raya. Sumber
data lulusan universitas dapat dilakukan dengan menghubungkan system informasi
SDM dengan situs alumni universitas-universitas yang ada. Sumber data bursa
tenaga kerja dapat diperoleh dari agen-agen penyedia tenaga kerja.
d.
Intelijen Masyarakat Global. Masyarakat global menyediakan imnformasi yang
menjelaskan sumber daya lokal seperti perumahan, pendidikan, dan rekreasi.
Informasi ini digunakan untuk merekrut pegawai dalam skala lokal, nasional dan
internasional, dan untuk mengintegrasikan pegawai yang ada ke dalam komunitas
lokalnya.
e.
Intelijen Masyarakat Keuangan. Masyarakat keuangan memberikan data dan
informasi ekonomi yang digunakan dalam perncanaan personil.
f.
Intelijen Pesaing. Dalam industri tertentu yang memerlukan pengetahuan
dan keahlian yang sangat khusus, seperti industri komputer, sering terjadi
perpindahan pegawai dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Beberapa perusahaan
memandang pesaing mereka sebagai sumber pegawai baru yang baik, dan
mengumpulkan informasi mengenai praktek personalia pesaing, dan mungkin
informasi perorangan yang berpotensi untuk direkrut.
2.
Sistem output sumber daya manusia
a.
Bentuk dasar Output
Pemakai HRIS biasanya menerima output dalam bentuk laporan
periodik dan jawaban atas database queries. Model matematika digunakan
dalam beberapa hal, dan ada yang menggunakan sistem pakar.
b.
Perangkat lunak HRIS
Perangkat lunak sistem output yang digunakan oleh perusahaan
HRSP kadang berbentuk siap pakai (Prewritten) yang dibeli dari pemasok
perangkat lunak, atau kadang dikembangkan sendiri oleh perusahaan. Lebih banyak
perangkat lunak pesanan (custom) yang dikembangkan bersama oleh sumber
daya manusia dan jasa informasi daripada oleh SDM atau jasa informasi sendiri,
dan tampaknya sedikit yang diproduksi oleh perusahaan luar.
Enam macam kelompok output dapat dihasilkan oleh
sistem informasi sumber daya manusia, yaitu;
a.
Informasi-informasi tentang perencanaan tenaga kerja, merupakan yang dibutuhkan
oleh para menejer atas untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja dalam jangka
pendek dan jangka panjang. Informasi ini meliputi informasi untuk analisis
perputaran tenaga kerja dan perencanaan tenaga kerja itu sendiri. Tabel di
bawah ini mendaftarkan aplikasi dalam subsistem alam urutan berdasarkan jumlah
perusahaan yang telah menggunakannya. Tabel ini juga mengidentifikasikan jumlah
perusahaan yang dalam proses penerapan aplikasi tersebut, angka pada bagian bawah
tabel menunjukkan persentase perusahaan yang memiliki aplikasi operasional.
Persentase ini memberikan petunjuk popularitas relatif dari subsistem. Semua
subsistem output akan mengikuti format tabel seperti ini
Tabel
1
Jumlah
Perusahaan yang Menggunakan Aplikasi
Perencanaan
Angkatan Kerja
Nama Aplikasi
|
Sedang digunakan
|
Sedang dikembangkan
|
Pembuatan Bagan Organisas
|
238
|
58
|
Peramalan Gaji
|
237
|
47
|
Analisis/evaluasi Jabatan
|
176
|
66
|
Perencanaan6861pemodelan kerja
|
66
|
29
|
Total
|
785
|
261
|
Persentase
aplikasi yang sedang digunakan : 75
Dari tabel diatas, kita dapat melihat bahwa aplikasi
perencanaan angkatan kerja yang paling populer adalah pembuatan bagan
organisasi, peramalan gaji, dan analisis atau evaluasi kerja. Sebagian besar
usaha pengembangan tertuju pada analisis atau evaluasi kerjam perencanan dan
pembuatan bagan organisasi. Dari semua aplikasi, dua yang paling sedikit
diperhatikan, perencanaan dan pemodelan angkatan kerja, nampaknya mendasar bagi
perencanaan angkatan kerja. Penggunaan kedua hal ini yang rendah secaara
relatif menunjukkan bahwa masih banyak tempat untuk pengembangan aplikasi dalam
subsistem ini.
b.
Informasi tentang pengadan tenaga kerja atau rekruitmen merupakan
informasi-informasi yang dibutuhkan untuk pengadaan tenaga kerja secara eksternal
dan internal. Informasi ini diantaranya adalah informasi pasar tenga kerja,
penjadwalan wawancara, perekruitan, dan analisis rekruitmen. Tabel di bawah ini
mengidentifikasikan dua aplikasi perekrutan. Dari segi jumlah aplikasi
perekrutan. Dari segi jumlah aplikasi, merupakan subsistem output terkecil.
Namun, penelusuran pelamar telah diterapkan secara ekstensif dan juga merupakan
kegiatan pengembangan yang tinggi. Penelusuran pelamar kerja sebelum mereka
dipekerjakan lebih banyak dipraktekkan daripada melakukan pencarian internal
untuk menemukan calaon pekerja. Hal ini menunjukkan bahwa usaha perusahaan
untuk mengisi lowogan kerja lebih difokuskan pada lingkungan daripada pegawai
yang ada.
Tabel
2
Jumlah
Perusahaan yang Menggunakan Aplikasi Perekrutan
Nama Aplikasi
|
Sedang digunakan
|
Sedang dikembangkan
|
Penelusuran Pelamar
|
235
|
98
|
Pencarian internal
|
111
|
56
|
Total
|
346
|
154
|
Persentase
aplikasi yang sedang digunakan: 69
c.
Informasi-informasi tentang pengelolaan tenaga kerja, merupakan informasi yang
dibutuhkan untuk mengelola sumber daya manusia didalam organisasi.
Informasi-informasi meliputi informasi-informasi pelatihan, penilaian atau
evalusi kerja, avaluasi keahlian, karier, reolokasi jabatan, suksesi,
kedisiplinan. Dalam hal jumlah aplikasi, ini merupakan subsistem terbesar,
dengan tujuh aplikasi terdaftar pada tabel di bawah ini. Namun dalam hal
persentase aplikasi yang digunakan, manajemen angkatan kerja di urutan
terakhir. Hanya dua pertiga dari perusahaan HRSP yang menggunakan aplikasi ini.
Angka-angka “ sedang digunakan” jelaslah bahwa hanya penilaian kerja dan
pelatihan yang mendapat dukungan kuat.namun, terdapat cukup usaha pengembangan
yang sedang berlangsung, pada pengendalian posisi, keahlian/ kompetensi,
pelatihan dan suksesi.
Tabel
3
Jumlah
Perusahaan yang Menggunakan Aplikasi
Angkatan
Kerja
Nama aplikasi
|
Sedang
digunakan
|
Sedang dikembangkan
|
Penilaian Kinerja
|
244
|
60
|
Pelatihan
|
216
|
102
|
Pengendalian Posisi
|
177
|
108
|
Relokasi
|
121
|
33
|
Keahlian/ kompetensi
|
115
|
107
|
Suksesi
|
110
|
102
|
Pendisiplinan
|
63
|
39
|
Total
|
1.046
|
551
|
Persentase
aplikasi yang sedang digunakan : 65
d.
Informasi-informasi tentang kompensasi meliputi informasi tentang penggajian
dan kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam kerja, perhitungan gaji dan
bonus, analisis kompensasi dan perencanaan kompensasi. Tiga subsistem terakhir
menunjukkan area HRIS yang paling berhasil, dengan beragam aplikasi dan
persentase penggunaan sekitar 80 %. Aplikasi kompensasi telah dicapai pada
tingkat tertinggi seperti terlihat pada tabel di bawah ini. Aplikasi
peningkatan penghargaan telah diterapkan lebih luas daripada aplikasi HRIS lain
– di 404 dari 503 perusahaan HRSP. Semua aplikasi lain juga menikmati tingkat
penerapan yang tinggi. Kehadiran satu-satunya area yang paling besar usaha pengembangannya.
Mungkin salah satu alasan popularitas berbagai aplikasi ini adalah mereka mudah
diterapkan. Mereka semua berbau “gaji” dan gaji mungkin merupakan aplikasi
komputer yang paling mapan dalam bisnis. Walau SDM telah menyerahkan gaji pada
SIA di banyak perusahaan, jelaslah bahwa banyak pemrosesan yang masih
dilakukan.
Tabel
4
Jumlah
Perusahaan yang menggunakan Aplikasi Kompensasi
Nama Aplikasi
|
Sedang
digunakan
|
Sedang
dikembangkan
|
Peningkatan Penghargaan
|
404
|
36
|
Gaji
|
389
|
21
|
Kompensasi Eksekutif
|
273
|
39
|
Insentif Bonus
|
230
|
31
|
Kehadiran
|
191
|
69
|
Total
|
1.487
|
196
|
Persentase
aplikasi yang sedang digunakan : 88
e.
Informasi-informasi tentang benefit yang diterima oleh karyawan. Benefit
berbeda dengan komepensasi. Kompensasi lebih insentif yang dihubungkan dengan
kinerja karyawanya, sedangkan benefit lebih ke manfaat tambahan yang
diterima karyawan seperti dana pensiun. Pensiun diperusahaan dapat berupa
defined contribution (perusahaan member kontribusi misalnya menambah 10% dari
gaji untuk tambahan pensiun diberikan langsung ke karyawan), defined benefit
(perusahaan menyediakan dana tiap bulannya disimpan di dana pensiun dan akan
diterima karyawan jka mereka pensiun) atau profit sharing (karyawan
menerima persentasi dari laba perusahaan) Aplikasi benefit telah diterapkan
dalam skala besar, dengan enam aplikasi terpisah dan 84% tingkat penggunaan.
Tabel berikut menggambarkan jumlah perusahaan yang sangat bergantung pada unit
SDM untuk menyediakan paket benefit yang baik bagi pemakai yang masih
bekerja maupun yang telah pensiun.
Tabel
5
Jumlah
Perusahaan yang Menggunakan Aplikasi Benefit
Nama Aplikasi
|
Sedang
digunakan
|
Sedang
dikembangkan
|
Defined contribution
|
275
|
28
|
Defined Benefits
|
270
|
47
|
Benefit Statement
|
234
|
57
|
Flexilble Benefits
|
195
|
55
|
Pembelian Saham
|
149
|
16
|
Pemrosesan Klaim
|
88
|
11
|
Total
|
1.211
|
224
|
Persentase
aplikasi sedang digunakan : 84
f.
Informasi-informasi tentang lingkungan kerja. Informasi ini berhubungan dengan
keluhan-keluhan, kecelakaan selama kerja, kesehatan karyawan dan lingkungan
kerjanya. Berbagai aplikasi ini membuat HRIS tetap berjalan, pelaporan
kebijakan dan praktek personalia perusahaan kepada pemerintah. Tabel berikut
menunjukkan dua aplikasi EEO (Equal Employement Opportunity) yang
diterapkan secara luas, dilengkapi dengan informasi lain yang ditujukan
langsung untuk pemerintah maupun serikat pekerja. Berbagai aplikasi ini
ditujukan untuk memenuhi tanggung jawab perusahaan kepada pihak yang
berkepentingan di luar perusahaan, bukan kepada manajemen.
Tabel
6
Jumlah
Perusahaan yang Menggunakan
Aplikasi
Pelaporan Lingkungan
Nama Aplikasi
|
Sedang
digunakan
|
Sedang
dikembangkan
|
Catatan EEO
|
402
|
43
|
Analisis EEO
|
352
|
47
|
Peningkatan Serikat Pekerja
|
165
|
13
|
Catatan Kesehatan
|
102
|
41
|
Catatan Beracun
|
80
|
32
|
Keluhan
|
66
|
31
|
Total
|
1.167
|
207
|
Persentase
aplikasi yang sedang digunakan: 85
3.
Database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Meningkatnya
kerumitan masakah yang berhubungan dengan personil, disebabkan oleh banyaknya
peraturan pemerintah fan meluasnya pilihan benefit, membuat penyimpanan data
dalam komputer sebagai suatu keharusan. Bagi database SDM berbasi komputer ,
tersedia beberapa alternatif dalam hal isi. Lokasi dan manajemen pemasukan
data.
1.
Isi database
HRIS
dapat berisi data yang menjelaskan tidakhanya pegawai, tetapi juga organisasi
dan perorangan di lingkungan perusahaan. Elemen-elemen lingkungan mempengaruhi
sumber daya manusia dalam beberapa cara.
a.
Data pegawai,kebanyakan database berisi data yang berhubungan dengan pegawai
perusahaan yang ada. Di 82,5% perusahaan HRSP yang menjawab survei 1990-91,
data pegawai merupakan satu-satunya data yang disimpan, tetapi untuk tiap
peagawai dapat tersimpan ratusan elemen data.
b.
Data non-pegawai, ketika diminta untk menjelaskan data non-pegawai dalam
database mereka, 8% responden HRSPmengidentifikasikan data yang menjelaskan
organsisasi di lingkungan perusahaan seperti agen tenaga kerja, akademi dan
universitas, serikat pekerja dan pemerintah. Juga diidentifikasikan data yang
menjelaskan perorangan seperti pelamar, tanggungan, keuntungan dan pegawai yang
masih bertahan.
2.
Lokasi database
Dalam
perusahaan HRSP, sebagian besar database HRIS ditempatkan pada komputer sentral
perusahaan, tetapi yang lain berada di SDM, pada divisi operasi lai, dan diluar
pusat pelayanan.
3.
Perangkat lunak manajemen
Unit
HRIS telah menerapkan sistem manajemen database (DMBS) untuk mengelola database
HRIS mereka. Pada tabel di bawah ini mendaftarkan DBMS yang populer, seperti
yang dilaporkan pada peneitian HRSP. Tiga sistem teratas semuanya digunakan di
mainframe, dan popularitas mereka mempertegas peran kunci yang dimiliki oleh
sistem besar seperti pada HRIS. Walau IMS merupakan salah satu DBMS pertama,
IMS tetap populer karena kemampuannya menangani data berjumlah besar. FOCUS
digunakan lebih untuk pengambilan data daripada manajemen data. DB2 merupakan
database relasional mendapat dukungan diakhir 1980-an, dBAse adalah sistem
berbasi komputer mikro yang paling populer. 194 sistem yang terdapat kategori
”lain-lain” menunjukkan beragamnya jenis perangkat lunak database yang dipilih
oleh SDM untuk digunakan
4.
Database
Data
dimasukkan ke dalam database dari beberap sumber, menurut penelitian HRSP.
Non-manajer dalam SDM adalah sumber paling populer (86,9%), diikuti oleh
non-manajer diluar SDM (36,1%), manajer dalam SDM (30,8%), dan manajer diluar
SDM (7,8%). Pemasukkan data dari lingkungan relatif jarang hanya dilaporkan
oleh sekitar 24,2% perusahaan.
File-file
basis data sumber daya dibentuk oleh tiga sumber input yaitu data eksternal
sumber daya manusia, data internal riset sumber daya manusia dan data internal
keuangan sumber daya manusia (dari system informasi akuntansi) sebagai berikut
Nama file basis data
sumber daya manusia
|
Sumber data
|
Peraturan pemerintah
Kontrak serikat pekerja
Lulusan universitas
Bursa tenaga kerja
Keluhan karyawan
Pengetahuan & keahlian
Harapan karyawan
Analisis pekerjaan
Data kaaryawan
Daftar gaji
penerimaan gaji
piutang karyawan
|
Eksternal (intelligent)
Eksternal (intelligent)
Eksternal (intelligent)
Eksternal (intelligent)
Riset produksi
Riset produksi
Riset produksi
Riset produksi
System informasi akuntansi-siklus penggajian
System informasi akuntansi-siklus penggajian
System informasi akuntansi-siklus penggajian
System informasi akuntansi-siklus penggajian
|
Sistem
Informasi Sumber Daya Manusia(Human Resource Information system atau HRIS)
merupakan suatu sistem yang dimilki oleh perusahaan ntuk mengumpulkan dan
memelihara data yang menjelaskan sumber daya manusia, mengubah data tersebut
menjadi informasi, dan melaporkan informasi itu kepada pemakai.
Bagi
perusahaan yang memiliki unit HRIS Formal, unit ini berada pada berbagai
tempat. Kebanyakan unit (73 %) berada di SDM, tetapi sbagian (8,4 %) merupakan
bagian dari jasa informasi, sebagian (1,8 %) berada di bagian gaji dari departemen
akuntansi , dan sebagian (4,9%) ditempatkan di luar perusahaan seperti
diorganisasi jasa dan outsourcers.
Pengaturan
yang paling populer adalah HRIS melapor langsung kepada direktur SDM (48,3%)
tapi ada kaemungkinan yang lain. Di beberapa perusahaan, HRIS merupsksn subunit
dari kelompok SDM lsin seperti kompensasi dan tunjangan (20,1%)atau perencanaan
SDM (2,5%).
Pemakai Informasi Sumber Daya Manusia
Pemakai
system informasi sumber daya manusia adalah manajer-manajer yang berada didalam
fungsi ini dan manajer yang membutuhkan keenam kelompok informasi yang
dihasilkan oleh SIMSDM.
14.3 Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Beberapa model
digunakan di sistem informasi sumber daya manusia seperti misalnya model
matematis untuk menghitung gaji, menghitung bonus, menentukan kompensasi,
menetukan besarnya benefit. Model perhitungan merupakan model yang paling
sederhana, yaitu gaji tiap karyawan dihitung berupa gaji pokok ditambah gaji
variable (misalnya tarif per jam variable dikalikan jam kerja) ditambah
tunjangan-tunjangan. Model kompensasi bervariasi dari yang sederhana samapai
yang rumit. Yang paling sederhana misalnya adalah kompensasi salesman. Jika
dapat menjual lebih besar dari 10 unit, maka kelebuhan dari 10 unit mendapat
kompensasi 20 % dari harga barangnya. Sehingga besarnya kompensasi adalah (unit
dijual – 10 ) *0.2* harga barang yang dapat ditulis berupa model deprogram
computer sebagai berikut
Kompensasi = abs (unit jual –
10 ) *0.2*harga
Model
kompensasi yang rumit misalnya adalah model kompensasi yang disebut dengan inducing
scheme. Model benefit juga bervariasi dari yang sederhana, yaitu defined
contribution dan profit sharing sampai yang rumit seperti di definet benefit
(menggunakan konsep nilai sekarang)
Kegiatan utama SDM
SDM mendukung area
fungsional lain dengan membantu mendapatkan personil baru, mempersiapkan
personil untuk melakukan tugasnya, dan menangani semua pencatatan yang
berhubungan dengan pegawai dan mantan pegawai. Dalam memenuhi tanggung
jawabnya, SDM melaksanakan empat kegiatan utama yaitu;
1) Perekrutan & penerimaan.
SDM membantu membawa pegawai baru kedalam perusahaan dengan memasang iklan
lowongan kerja di Koran., member tahukan posisi yang diminta kepada agen kerja
swasta maupun pemerintah, melakukan wawancarapemilihan di kampus dan di
fasilitas perusahaan, dan mengurus ujian bagi para pegawai. SDM sellu mengikuti
perkembangan terakhir dalam pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian
dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.
2) Pendidikan dan Pelatihan
Selama periode kepegawaian, SDM
dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk
meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai. Contohnya, staf SDM dpat
membantu analis sistem dalam melatih pemakai selama tahap penerapan dari siklus
hidup sistem.
3) Manajemen Data
SDM menyimpan database yang
berhubungan dengan pemakai dan memproses data untuk memenuhi kebutuhan
informasi pemakai.
4) Penghentian dan Administrasi
Tunjangan
Ketika pegawai berhenti bekerja,
SDM memproses kertas kerja yang diperlukan dan kadang melakukan wawancara
keluar. Salah datu tujuan wawancara ini untuk belajar bagaimana perusahan dapat
memberikan pelayanan yang lebih baik bagi pegawainya di masa yang akan datang.
Setelah penghentian, SDM mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan
pegawai yang berhak.
Saat pegawai
bekerja untuk perusahaan, mereka tidak dikelola oleh SDM, tetapi oleh manajer
area tempat mereka bekerja. SDM karena itu melaksanakan fungsi pendukung,
memudahkan arus sumber daya personil melalui perusahaan.
Manajemen
sumber daya manusia tidak terjadi pada lingkungan yang statis, tapi pada
lingkungan yang selalu berubah. Karena itu proses pengolahan sumber daya
manusia di perusahaan tidak pernah berenti demi mendapatkan sumber daya yang
sesuai dengan waktu dan tugas yang ahrus dipikulnya. Bebrapa proses yang
dilakukan dalam mengolah sumber daya manusia adalah;
1. Perencanaan SDM, aktivitas
ini dimaksudkan untuk mendapatkan sumber daya manusia yang selalu sesuai dengan
kebutuhan. Tujuan ini dilakukan dengan melakukan analisis terhadap infomasi
yang berkaitan dengan SDM yang ada diperusahaan saat ini seperti;
a. Informasi keahlian yang
dimiliki dan yang diperlukan, lowongan pekerjaan yang ada dan rencana
penambahan atau pengurangan karyawan dibagian tertentu.
b. Informasi tentang lingkungan
seperti informasi tentang pasar tenaga kerja.
Dalam pelaksanaa sumber daya
manusia ada 2 aspek yang harus dipertimbangkan, seperti;
a) Kebutuhan SDM dimasa
mendatang dengan menetukan berapa jumlah, jenis dan tingkat keahlian SDM yang
diperlukan
b) Keseimbangan SDM dimasa
mendatang dengan membandingkan kebutuhan SDM dimasa mendatang dengan jumlah
karyawan saat ini yang diperkirakan tetap bergabung dengan organisasi.
c) Penerimaan atau pemutusan
hubungan kerja berdasarkan kondisi SDM saat ini dan kebutuhan dimasa datang.
d) Pengembangan SDM yang
dimaksudkan untuk menjamin terpenuhnya kebutuhan organisasi akan karyawan yang
memiliki kemapuan dan penglaman yang sesuai.
2. Penerimaan, aktivitas
ini berkaitan dengan masalah pengadaan SDM yang sesuai dengan kebutuhan yang
telah direncanakan. Pencarian SDM biasanya dilakukan melalui Koran, internet,
penyalur tenaga kerja, dari mulut kemulut dan mencari kekapus-kampus.
3. Pemilihan, aktivitas
ini dilakukan dengan mengevaluasi informasi yang diperoleh dari formulir
pendataran atau lamaran yang diterima, interview, berbagai macam tes, seperti
tes iQ dan EQ dan lain bentuk informasi yang dianggap perlu oleh manajemen SDM
dalam penyeleksian untuk mendapatkan SDM yang sesuai denga rencana yang telah
ditentukan.
4. Sosialisasi, aktivitas
ini dilakukan untuk membantu SDM yang baru diterima agar secara harus dapat
beradaptasi dengan lingkungan intern organisasi. SDM baru tersebut
diperkenalkan dengan rekan-rekan barunya serta tanggung jawab yang diembanny.
5. Pelatihan dan pengembangan,
aktivitas pelatihan dimaksudkan untuk meningkatkan kinerja SDM saat ini agar
mampu melaksanakan tugas yang diberikannya secara efektif dan efisien,
sedangkan program pengembanganya dimaksudkan untuk mempromosikan SDM tersebut.
6. Penilaian kerja,
aktivitas ini dilakukan dengan mambandingkan antara kinerja secara
individu/organisasi/sub organisasi dengan standar yang telah ditentukan.
7. Promosi, mutasi, penurunan
pangkat, pemecatan, aktivitas ini mencerminkan nilai SDM tertentu bagi
organisasi perusahaan. SDM yang menunjukan kinerja yang baik akan dipromosikan
ke jabatan yang lebih tinggi atau ditingkatkan keahliannya sedangkan SDM yang
memiliki kinerja rendah akan diturunkan pangkatnya, dipindahkan ke posisi yang
kurang penting atau dipecat.
14.4 Bagaimana Manajer Menggunakan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
HRIS (Human
Resources Information System) atau Informasi Sumber Daya Manusia serupa dengan
sistem informasi keuangan dalam hal isinya yang menjadi perhatian manajer
diseluruh perusahaan. Seperti halnya manajer berminat pada sumber daya uang
mereka, manajer juga berminat pada sumber daya personil mereka.
Direktur SDM
menggunakan informasi dari semua subsistem output, seperti halnya eksekutif
lain, manajer EEO/AA di dalam SDM, dan manajer lain diseluruh perusahaan.
Manajer unit-unit di dalam SDm memiliki perhatian khusus dalam subsistem itu
yang berhubungan dengan operasinya. Contohnya, manajer perencanaan SDM secara
khusus tertarik pada subsistem perencanaan angkatan kerja. Dua manajer di luar
SDM juga memiliki khusus yang kuat. Manajer akuntansi berkepentingan khusus
karena dampak dari progran kompensasi dan benefit pada status keuangan
perusahaan. Manajer dari bagian gaji pada departemen akuntansi berkepentingan
khusus dalam subsistem kompensasi. Setiap hari, para manajer di seluruh
perusahaan menggunakan informasi personalia.
Daftar Pustaka
Mc Leod, Raymond. Sistem Informasi Manajemen.
Edisi Bahasa Indonesia Jilid 2. PT Prenhallindo, Jakarta.
