SIM - BAB 7: PENGEMBANGAN BISNIS/STRATEGI & SOLUSI TEKNOLOGI INFORMASI

Dosen Pembimbing: Lydia Setyawardhani, SE, MSi

Kelompok 10 (6 – SM3)

Disusun Oleh:

Yuni Indra (1210205466)

Indriani W (1210205467)

Caesar Andreas (1210205470)

Novandi Arif W (1210205471)

Tissa Rizky P (1210205472)

Pertemuan 7 (Pengembangan Bisnis/Strategi & Solusi Teknologi Informasi)

7.1 Dasar Perencanaan

Secara sederhana perencanaan dapat dirumuskan sebagai penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai sesuatu hasil yang diinginkan.  Tetapi biasanya secara lebih detail perencanaan dirumuskan sebagai penetapan atau penyusunan langkah-langkah sebagai jawaban atas pertanyaan-pertanyaan berikut: apa yang harus dicapai, bilamana hal tersebut harus dicapai, dimana hal itu harus dicapai, bagaimana hal itu harus dicapai, siapa yang  bertanggung jawab atas pencapaian tujuan, dan mengapa sesuatu hal harus dicapai.

Di dalam bahasa Inggris perencanaan (planning) dirumuskan sebagai tindakan yang harus dilakukan dalam menjawab 6 buah pertanyaan yang lazim dikenal sebagai 5W + 1 H, yaitu:

1.      Tindakan apa yang harus dikerjakan (WHAT)

2.       Apakah sebabnya tindakan itu dikerjakan (WHY)

3.      Dimanakah tindakan itu akan dilakukan (WHERE)

4.      Bilamana tindakan itu dikerjakan (WHEN)

5.      Siapa yang akan mengerjakan tindakan itu (WHO)

6.      Bagaimana pelaksanaannya (HOW)

Dari serentetan pertanyaan tersebut di atas, dua masalah pokok adalah ‘What’ yang mempersoalkan tujuan yang hendak dicapai dan ‘How’ yaitu bagaimana metode atau cara untuk mencpai tujuan tersebut. Setelah kedua pertanyaan ini terjawab, maka barulah diteruskan dengan tindakan-tindakan yang lain.

1. Pedoman Perencanaan

Karena sebuah rencana dibuat untuk kemudian dilaksanakan, maka penyusunannya harus mengingat beberapa patokan atau pedoman utama, yakni:

1.1.    Kemampuan

1.2.    Kondisi dan Situasi

1.3.    Tanggung Jawab

1.4.    Kerjasama

2. Sifat Perencanaan

Kecuali beberapa faktor yang harus menjadi pertimbangan dalam membuat perencanaan, maka sebuah rencana yang baik harus memiliki sifat-sifat:

Rasional, artinya rencana dibuat berdasarkan pemikiran dan perhitungan yang masak, sesuai dengan kemampuan yang ada.

Luwes, atau fleksibel, artinya rencana dapat mudah menyesuaikan diri dengan perubahan/perkembangan situasi dan kondisi yang mungkin terjadi.

Di samping itu rencana harus dibuat  secara terus-menerus dan berkesinambungan sesuai dengan perubahan dan perkembangan masa. Artinya pada setiap jangka waktu tertentu perlu dievaluasi dan diperbaiki.

3. Macam-macam Perencanaan

Suatu perencanaan dapat dilihat dari 4 sudut pandangan, yaitu:

3.1. Tingkatan Manajemen

3.2. Jangka waktu

3.3. Daerah berlakunya

3.4. Materi Perencanaan

7.2 Tantangan Implementasi

Pada bahasan ini, kita membahas mengenai  tantangan implementasi bisnis terhadap pengembangan sistem. Kata implementasi bermuara pada aktivitas, adanya aksi, tindakan, atau mekanisme suatu sistem. Ungkapan mekanisme mengandung arti bahwa implementasi bukan sekadar aktivitas, tetapi suatu kegiatan yang terencana dan dilakukan secara sungguh-sungguh berdasarkan acuan norma tertentu untuk mencapai tujuan kegiatan.

Tantangan dalam implementasi pengembangan system informasi adalah orang-orang yang terlibat dalam pengembangan system informasi yaitu departemen operasional sebagai end-user dan IT sebagai pengembang dan tentu saja sebagai support dan manajemen sebagai leader yang membuat definisi goal yang akan dicapai. Jika system yang akan di-implementasikan adalah system informasi yang terintegrasi maka tantangannya akan sangat besar karena meliputi keseluruhan organisasi yang bisa saja melibatkan pihak eksternal.

Masalah yang dihadapi dalam implementasi tersebut biasanya adalah sebagai berikut :

1. Pengguna tidak mengetahui kemampuan teknologi yang dapat digunakan untuk membantu proses bisnis yang dikerjakannya setiap hari, dan pada tahap analisa developer juga tidak mengetahui benar-benar proses bisnis yang berlangsung atau juga karena standard dari developer yang kurang dalam membuat program sehingga program yang dihasilkan adalah program yang baik dari kacamata developer bukan dari kedua belah pihak. Karena ketidak tahuan pengguna maka masalah ini bisa diabaikan dimana pengguna juga tidak keberatan dengan program yang diberikan untuk digunakan.

2. Kedua belah pihak tidak memahami asumsi dan ketergantungan yang ada dalam system dan bisnis proses, sehingga pada tahap implementasi jika ada bagian dari proses bisnis yang belum di cover oleh system dan kemudian dibuatkan fungsi baru yang ternyata menimbulkan masalah, dan penyelesaian masalah menimbulkan masalah baru seperti melakukan tambal sulam yang berakibat pada benang kusut akan membuat suatu aplikasi yang tidak dapat di andalkan. Dan aplikasi hanya dibuat sebagai program untuk melakukan entry data.

3. Dalam implementasi system terintegrasi, dimana pengguna tidak dapat menjadikan implementasi sebagai prioritas pertama, dimana pengguna yang sudah disibukkan dengan kegiatan operasional akan berpura-pura menyetujui, menjalankan dan mengikutinya tetapi pada kenyataannya semuanya tidak berjalan sesuai dengan harapan. Akan membutuhkan CETL yang lama jika dijadikan sebagai resource untuk aplikasi BI.

Operasional adalah departemen yang secara langsung memberikan kontribusi nilai terhadap suatu organisasi; mencetak penjualan, memberikan pelayanan kepada pelanggan dan lain sebagainya, sedangkan IT adalah departemen support untuk operasional. Walaupun ada beberapa ahli yang mengatakan implementasi ERP lebih sulit dibandingkan membangun pabrik baru atau memasarkan produk baru, saya tidak bisa membayangkan jika operasional bekerja tanpa dibantu dengan system, dan jika IT memaksakan implementasi tanpa mempertimbangkan asumsi dan ketergantungan dalam proses bisnis maka bukannya menambah nilai tetapi hanya menjadi beban bagi operasional dan berimbas mengurangi nilai organisasi.

Jika kedua belah pihak tidak terjalin kerjasama yang baik maka akan menciptakan kondisi deadlock, dimana user tidak dapat menjelaskan kebutuhannya, dan UAT tidak ada atau terkesan dipaksakan sehingga data pada aplikasi tidak sesuai dan tidak bisa diandalkan. Dengan demikian kepemimpinan manajemen sangat diperlukan untuk menghadapi tantangan ini. Dan perlu diketahui bersama, teknologi hanya bersifat membantu bukan menggantikan karena seperti anda ketahui ‘there is no brain and heart inside’ sehingga pengembangan system informasi bersifat kontinyu, dan mungkin akan ada asumsi dan ketergantungan yang tidak dapat diterjemahkan kedalam system dan ini semua tentang people power untuk kehidupan yang lebih baik.

Bisnis apapun apabila ingin bertahan dan berhasil dalam jangka panjang maka perusahaan tersebut harus berhasil mengembangkan strategi yang telah direncanakan yang didukung dengan sistem informasi dan teknologi informasi dalam menghadapi lima tekanan kompetitif yang membentuk struktur persaingan dalam pasar (industri). Dalam model klasik Michael Porter tentang bisnis apapun yang ingin bertahan hidup dan berhasil harus mengembangkan dan mengimplementasikan berbagai strategi untuk secara efektif mengatasi tekanan yang ada. Tekanan tersebut diantaranya adalah :

1. Persaingan dari para pesaing dalam industrinya.

2. Ancaman pemain baru dalam industri dan pasarnya.

3. Ancaman yang dihadapi karena adanya produk pengganti yang dapat mengambil pangsa pasar.

4. Daya tawar pelanggan.

5. Daya tawar pemasok.

7.3 Pengembangan Sistem Bisnis

Sistem Informasi adalah kombinasi dari teknologi informasi dengan aktivitas orang/user, yang menggunakan teknologi itu, untuk mendukung operasi dan manajemen. Jadi, bisa dipastikan bahwa semua perusahaan membutuhkannya. Nah, ketika kita membicarakan perusahaan, maka kita akan berbicara juga mengenai profit. Dan manakala kita membicarakan profit, otomatis kita pasti akan juga membicarakan manajemen. Karena dengan manajemen yang baik, pastinya akan menghasilkan profit yang baik juga. Itulah peluang yang sangat besar jika kita mulai melihat Pengembangan Sistem Informasi sebagai proyek bisnis kita kelak.

Pengembangan teknologi informasi penting dalam menunjang sistem bisnis, oleh karena itu dalam mengembangkan bisnis diperlukan juga adanya perkembangan sistem informasi.  Dalam pengembangan sistem  tentunya akan membahas sub babnya berupa pendekatan sistem, siklus hidup pengembangan sistem, prototyping, dll. Sub bab tersebut telah di paparkan pada entri sebelumnya pada blog ini.

7.4 Implementasi Sistem Bisnis

Implementasi Sistem Informasi Untuk Mendukung Kegiatan Perusahaan -Saat ini manusia dalam kesehariannya sebagai pengguna informasi sangat bergantung pada berbagai sistem informasi, mulai dari sistem informasi manual yang sederhana dengan menggunakan saluran informal, hingga sistem informasi berbasis komputer yang rumit dan menggunakan saluran telekomunikasi canggih. Di dalam suatu perusahaan, apapun jenis dan bentuknya, sistem informasi bahkan telah memainkan peran penting dalam mendukung kegiatan operasional, mendukung pengambilan keputusan hingga mendukung perusahaan mencapai keunggulan kompetitif yang strategis.

Sistem informasi dapat merupakan kombinasi teratur apapun dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi (O’Brien, 2005).

Menurut O’Brien (2005), terdapat 3 peran utama sistem informasi dalam bisnis yaitu:

·         Mendukung proses bisnis dan operasional

·         Mendukung pengambilan keputusan

·         Mendukung strategi untuk keunggulan kompetitif

Menurut O’Brien (2005), secara konsep aplikasi sistem informasi yang diimplementasikan dalam dunia bisnis saat ini dapat diklasifikasikan dalam beberapa cara. Contohnya, beberapa jenis sistem informasi dapat diklasifikasikan sebagai sistem informasi operasi atau manajemen. O’Brien (2005) mengklasifikasikan sistem informasi ke dalam dua kelompok besar, yaitu :

a)      Sistem Pendukung Operasi (Operations Support System)

Sistem pendukung operasi ini dibagi menjadi empat bagian, yaitu:

1)      Sistem Pengolahan Khusus atau Specialized Processing System.

2)      Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing Systems)

3)      Sistem Pengendalian Proses (Process Control Systems)

4)      Sistem Kerjasama Perusahaan (Enterprise Collaboration Systems)

b)      Sistem Pendukung Manajemen (Management Support System)

Sistem Pendukung Manajemen dibagi empat bagian yaitu:

1)      Sistem Informasi Manajemen (Management Information Systems)

2)      Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support Systems)

3)      Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information Systems)

4)      Sistem Pengolahan Khusus atau Specialized Processing Systems

Menurut O’Brien (2005), selain jenis sistem informasi di atas, terdapat beberapa jenis sistem informasi lainnya, yaitu sebagai berikut:

1)          Sistem Pakar

2)          Sistem Manajemen Pengetahuan

3)          Sistem Informasi Strategis

4)          Sistem Bisnis Fungsional